Mihin ja miten käytän tekoälyä

Meillä töissä aloitettiin kesälomien jälkeen tekoälyloikka. Tarkoituksena on saada koko henkilöstö hyödyntämään tekoälyä. Minun piti keksiä itselleni mitattava tavoite siihen, kuinka olen hyödynnän tekoälyä. Sain käyttööni Microsoftin ohjelmistoihin integroidun Copilot-työkalun, joka hyödyntää monia tekoälymalleja, kuten hyvin tunnettua ChatGPT:ta ja Geminiä.

Mikäänhän ei toimi niin hyvin kuin pakko. Aloitin tutustumisen ChatGPT:hen. Aluksi käytin sitä kuin hakukonetta. Kyselin sitä asioita ja ilahduin kuinka nopeasti sain kattavia vastauksia. Sitten aloin käyttämään sitä erilaisten dokumenttien tiivistämiseen. 

Copilotin näkemys minusta hommissa, syötteeksi annoin yhden kasvokuvan minusta. Hiukset ovat tuuhentuneet, kaksoisleuka kavennut ja muutenkin ulkonäkö amerikkalaistunut.

ChatGPT:n komentamista sanotaan promptaamiseksi. Sitä voi komentaa ihan luonnollisella kielellä myös suomeksi. Itse käytän kaikissa työasioissa englantia. Sitten löysin pari valmista hyvää promptia. ELI15 = Explain Like I'm 15 ja TLDR = Too Long, Didn't Read. Näillä laiska ja kiireinen ihminen voi tutustua nopeasti moneen asiaan. Sitten opin, että näitä valmiita prompteja voi ketjutta vaikka näin TLDR | ELI15 ja dokumentti tai sen URL ja tsädäm tekoäly tarjoaa aika laadukkaan tiivistelmän selkokielellä. Se selviää melkein mistä vaan, myös niistä hankalammista työasioista. Tämän jälkeen en ole enää mennyt palavereihin valmistautumatta, koska 10 minuutissakin näillä prompteilla saa ihan hyvän kokonaiskäsityksen asiasta.

Heti tähän alkuun varoituksen sana. Työnantajan dokumentteja voi antaa julkisille tekoälypalveluille kuten vaikka ChatGPT:lle syötteeksi vain, jos dokumentit ovat julkisia tai työnantajalta on lupa käyttää julkista tekoälyä tietyillä materiaaleilla. Useat työnantajat tarjoavat oman tekoäly-ympäristön, jossa tekoälylle voi jakaa yrityksen materiaalia.  Julkiseen avoimeen ChatGPT-ympäristöön ei voi työnantajan materiaaleja tunkaista, koska sitä ei voi taata, että kuka pääsee dataan käsiksi, missä sitä säilytetään ja kuinka pitkään.

Kysyin Copilotila teille, että mikä on ChatGPT

ChatGPT/Copilot henkilökohtaisessa käytössä

Sitten Copilot/ChatGPT iski sydämeeni täysillä yksityiselämäni puolella. Hieman kokeilin sitä matkasuunnitteluun. Sillä saa todella näppärästi luotua retkisuunnitelmia. 

Prompt: Tee retkisuunnitelma kahdelle päivälle kohteeseen X päänähtävyyksiin käyttäen julkista liikennettä tai taksia.

Saat ChatGPT:ltä hetkessä suunnitelman mitä nähdä, jopa mitä paikallisia ruokia kannattaa syödä ja osassa kohteita myös tiedon, mitä appsia kannattaa käyttää kyytien tilaamiseen. Voit kysellä lisää, että pitääkö johonkin ostaa liput etukäteen tai sanoa, että nähtävyys Z ei kiinnosta ja pyytää ehdottamaan jotakin muuta.

Tekoäly helpotti matkasuunnittelua paljon ja tykkäsin kovasti. Sitten tykkäsin vielä enemmän, kun keksin kysyä tekoälyltä ehdotuksia kohteiden yhdistämiseen ja rahan säästämiseen. Tekoäly ehdotti matkasuunnitelmaani majoittumista kansallispuiston ulkopuolella toki välittömässä läheisyydessä ja 500€ per yö kustannus muuttui 150€ per yö kustannukseksi. 

Ensi kesäksi olen suunnitellut neljän Afrikan maan matkan tekoälyllä ja varmistaen valinnat vielä googlella. Majoituksen ovat booking.comin kautta, samoin osa kuljetuksista. Retkipalvelut Viatorilta. Olemme matkaseuran kanssa kasanneet matkasuunnitelman jaettuun Word-dokumenttiin. En usko, että olisin saanut näin hyvältä vaikuttavaa ja budjettiin mahtuvaa matkasuunnitelmaa tehtyä ilman tekoälyä. Raportoin sitten heinäkuussa, että miten matka meni. 

Edistyneempää promtausta työkäytössä

Töissä minulle kuuluu "investment boardin" fasilitointi. Siellä päätetään suuret hankkeet. Meillähän saattaa mennä uuden tuotteen suunnitteluun miljoona työtuntia. Päätöksiin tarvitaan busines case, R&D pipeline analyysi odotetulle valmistumiselle, kilpailija-analyysia ja vaikka mitä. Päätökset pitää kirjata tarkasti. Päätöksiä myös auditoidaan noin joka toinen vuosi ja päätösten busines casejen toteutumisennustetta mitataan. Päätöspöytäkirjojen tekeminen on aika puuduttavaa nyhräystä. Lisäksi yksi tälläinen iso päätös generoi toiseen boardiin monta päätöstä, joilla työt allokoidaan R&D pipelineen. Otimme uuden kolleegan kanssa tavoitteeksi automatisoida prosessia Copilotin ja Teams-etäpalaveriohjelmiston toimintojen avulla. Aloitimme tutustumisen vähän vaativampaan promptaukseen.

Promptausta voi opetella myös ChatGPT tai Copilotin avulla, niitä voi pyytää tekemään sopivan promptin. Meillä oli monta hämmästystä tässä harjoituksessa. Lopputuloksena meillä on noin 10 rivin promti, joka generoi automaattisesti päätäntäkokouksen pöytäkirjan. Se vaatii syötteekseen Teams-meetingin transcriptin (se pitää olla päällä palaverissa), osanottajalistan sekä hyvä esimerkin pöytäkirjasta. Termistön saa kuntoon lisäämällä syötteeksi esitysmateriaalin. 

Pöytäkirja tulee luettavaksi promptaustilaan ja tässä vaiheessa voi pyytää tekoälyä tekemään muutoksia. Itse jätän viimeisen hienosäädön myöhemmäksi.

Muutaman rivin promptilla ja Word-templatella saa pöytäkirjan firman templateen ja oikeilla fonteilla. Yleensä teen Wordissä vielä jotain pieniä editointeja itse. Sen helpomman palaverin pöytäkirjoihin ei yleensä tarvitse tehdä mitään editointeja.

Tekoälyn hyödyntämisen pöytäkirjojen teossa valitsin henkilökohtaiseksi tavoitteekseni ja se valmistui ajallaan ennen viime vuoden loppua.

Isompien päätöspalaverien pöytäkirjan väkertämiseen käsin on mennyt yleensä noin 4 tuntia. Aika usein homma on tekoälyn avulla tehty noin tunnissa. Laatu ei ole kärsinyt. Tarkkana pitää tosin olla. Minulla on templatessa Action Points kohta, jonka Copilot täyttää. Sen tekemiseen olen joutunut lisäämään promptiin rivejä, koska Copilot keksii itse action pointteja. Jos oppiminen oli hieman tuskaista, niin lopputulokseen olen tyytyväinen.

Ensimmäiset automatisoinnit

Seuraavaksi olemme opetelleet Power Automate työkalun käyttöä. Nyt kun meidän intranettiin talletetaan päätöskokouspöytäkirja, pienen pieni agenttimme herää ja käy tietystä taulukosta kopioimassa päätöksen intranet sivulla ylläpidettävään taulukkoon. Vielä on kesken väkertäminen sen suhteen, että agentti kävisi viemässä action pointit Microsoftin Planner työkaluun, jossa seuraamme niiden sulkemista. Vähän vaatimaton on tämä automatisointialku, mutta jostain tämäkin on aloitettava.

Copilotin näkemys minusta ja AI-agentistani

Mitä seuraavaksi töissä tekoälyllä?

Iso osa työajastani kuluu erilaisten esitysten tekemiseen Power Pointilla. Selitä sidosrymillille X-Z asiat A-C. Nyt harjoittelen Power Pointtien tekemistä Copilotilla. Siinä integrointi sakkaa niin, että meinaa järki sumeta. Paljon hyviä ideoita slidien teksteihin ja esityksen rakenteeseen saan Copilotilta. Harmi vaan, että kaikki pitää nykertää itse käsin. Vuoden päästä tilanne saattaa olla jo toinen.

Nyt kun olen päässyt alkuun tekoälyn käytössä, niin uskon käyttäväni sitä lisääntyvässä määrin sekä työssä että yksityiselämässäni. Ehdottomasti aion opetella lisää.

Suosittelen kaikkia aloittamaan tekoälykokeilun, jos et ole vielä niin tehnyt. Jos some mainostaa sinulle linkkiä tekoälykoulutuksiin, niin voi olla vaivan arvoista kokeilla. En nyt tiedä, että kannattaako niistä mitään maksaa, koska minusta nämä hommat oppii parhaiten itse kokeilemalla. Toki kokeilussa voi päästä reippaammin alkuun näkee jonkun toisen kirjoittavan prompteja.